Aktivitetsbaserat kontor – vad är grejen?

Det talas mycket om det aktivitetsbaserade kontoret, och det tycks ligga i linje med en önskan som många uttrycker – nämligen att komma bort ifrån en inrutad och aningen förlegad arbetsmiljö, och istället låta arbetsdagen omges av lite friare ramar.

Men vad är egentligen ett aktivitetsbaserat kontor, och vad är fördelarna med det? Vi reder ut begreppen.

Var sak har sin plats

Det traditionella kontoret består av ett antal kontorsrum, där var och en har sin arbetsplats och sina saker. Gärna en dörr att stänga om sig också. Idag är detta sannolikt ett minne blott på de flesta platser, och många har ersatt rummen med ett öppet kontorslandskap. Medarbetarna har fortfarande sin egen arbetsplats, och plats för förvaring av personliga tillhörigheter.

På ett aktivitetsbaserat kontor tar man det ett steg längre. Här finns inga öronmärkta platser – åtminstone inte märkta för enskilda individer, men däremot för typen av arbetsuppgift. Kontoret delas in i informella zoner, med platser som lämpar sig för olika uppgifter; avskilda rum för telefonsamtal och uppgifter som kräver tystnad, mötesrum, öppna och inbjudande ytor för spontana möten, och så vidare. Tanken bygger alltså på att medarbetarna väljer en typ av plats som lämpar sig för dagen, eller för stunden.

Ökad kommunikation och interaktion

Ett aktivitetsbaserat kontor leder automatiskt till större interaktion mellan avdelningar och individer. Istället för att säljare sitter för sig, ekonomer för sig, och så vidare, så blandas personalen upp. Arbetsmiljön inbjuder till fler spontana möten, och på så sätt ökar informationsflödet och kommunikationen, vilket ofta stärker teamkänslan.

Det kanske kan låta motsägelsefullt, men det aktivitetsbaserade kontoret kan faktiskt bidra till ökad koncentration. Förklaringen ligger i att olika platser förknippas med olika saker. Öppna ytor lämpar sig väl för spontana möten, diskussioner och gemensam planering, medan separata rum och avskilda ytor är till för arbetsuppgifter som kräver tystnad. Genom att de olika platserna så tydligt förknippas med det tilltänkta arbetet, kan det faktiskt vara så att hjärnan har lättare att komma in i koncentrationsmode, när den vet att ”detta är en plats för fokus”.

Det finns även en miljöaspekt i den här typen av kontor. Eftersom det aktivitetsbaserade kontoret bygger på en tanke att ingen har någon bestämd plats, kommer förvaringsutrymmena också att minska. Har du inget eget skrivbord, finns heller ingen naturlig plats för en egen hurts eller ett skåp där du kan förvara pärmar och mappar. På så sätt tvingas medarbetarna att bli mer digitala. Det kommer att bli opraktiskt att slentrianmässigt skriva ut dokument som sedan inte kan förvaras på ett naturligt ställe. Vi har ju länge pratat om det papperslösa kontoret – detta är ett sätt att låta det bli verkligt.

Ta hänsyn till fakta och folk

Om ni funderar på att införa ett aktivitetsbaserat kontor, finns ett par saker att tänka på. Det första är så klart att planera! Titta på hur det ser ut hos er en vanlig dag; hur många befinner sig faktiskt på kontoret, och hur stor del av dagen? Vilka aktiviteter utförs, vilket arbetssätt har medarbetarna och vilka behov behöver mötas? Beräkna antalet och typ av platser utifrån hur det faktiskt ser ut. Att ha arbetsplatser som gapar tomma, är inte bra vare sig för arbetsmoralen eller för plånboken.

Kom ihåg att det aktivitetsbaserade kontoret inte är den perfekta lösningen för alla individer. Det är viktigt att ta med medarbetarna i diskussionen inför ett eventuellt införande av ett aktivitetsbaserat kontor. Kanske väcker det oro hos några av medarbetarna? I så fall behöver ni ta höjd för en lösning som passar även dem. Kan det vara en lösning att låta dessa individer få ha fasta platser? Tanken med det hela är att främja en mer produktiv och glädjefylld arbetsplats, så ingen ska behöva känna sig orolig.

En sak som många funderar på, är om det kommer gå att arbeta ostört. Det är ju faktiskt så att långtifrån alla fungerar bäst med sorl omkring sig, utan tystnad är det som gäller. Underskatta inte detta behov, utan se till att det finns gott om enskilda rum och avskilda ytor när medarbetarna kan arbeta ostört. Snåla heller inte med ljuddämpande möbler och inredning; även om öppna kontorslandskap stimulerar samarbete och kreativitet, behöver man se till att det inte upplevs bullrigt.

Vill du veta mer, eller har du andra frågor gällande kontorslokaler? Hör av dig till oss!