Har ert hyreskontrakt börjat närma sig sitt slut? Vet ni inte om ni gör bäst i att sitta kvar i befintliga lokaler, eller om det är läge att kolla efter något nytt? Det kan ju vara rätt skönt med tryggheten och bekvämligheten när man väl har boat in sig; å andra sidan kanske saker och ting kan bli ännu bättre någon annanstans?

Det kan så klart finnas för- och nackdelar med båda alternativen, beroende på aktuellt läge och ett möjligt framtida läge, så det går inte att säga att det ena är bättre än det andra. Däremot finns det ett par saker som kan vara bra att ha i bakhuvudet, när man utvärderar de olika vägarna.

 

Dags att omförhandla

Oavsett om ni har bestämt er för att ni vill stanna kvar i era befintliga kontorslokaler, eller om ni faktiskt funderar på att leta efter något nytt, är ett första steg att ta en diskussion med hyresvärden. Det är alltid en bra idé att se vad en omförhandling av hyresavtalet kan ge – hur ska ni annars veta vad ni har att ta ställning till?

Många hyresgäster tror, helt felaktigt, att de är i ett självklart underläge i en sådan diskussion. I synnerhet om lokalen de hyr har en attraktiv adress – då är det lätt att tänka att hyresvärden utan minsta ansträngning kan få in nya hyresgäster, och att det därför mer eller mindre kvittar om hyresgästen väljer att inte förlänga avtalet.

Vi skulle vilja påstå att så länge allt flyter på utan bekymmer med hyresgästerna, är det oftast mer fördelaktigt för värden att de stannar kvar. De flesta som flyttar in i nya lokaler, vill sätta sin egen prägel på något sätt, vilket ofta innebär någon form av ombyggnation och/eller renovering. Detta leder, i sin tur, ofta till ett glapp i hyresintäkterna för värden – något som så klart inte är fördelaktigt.

Ha gärna detta i bakhuvudet, när det är dags att omförhandla kontraktet. Det kan göra det lite lättare att vara en tuffare förhandlare och att våga ställa krav.

 

Lokalsök – vad ska man tänka på?

Så länge ni inte har fattat ett slutgiltigt beslut, är det en bra idé att vara förberedd på båda alternativen – stanna kvar eller flytta. Som ett led i det, är det klokt att i god tid börja kika runt lite på vilka andra lokaler som finns på marknaden.

Utöver det som känns självklart, exempelvis att lokalen är i en storlek som passar era behov, finns det en hel del andra aspekter som kan vara nära nog lika betydelsefulla. Vad som är viktigt, skiljer sig naturligtvis från företag till företag, så avsätt gärna tid för att komma fram till vad som är viktigt för just er som företag, och för era anställda.

Hur ser det ut med tillgänglighetsfrågan; vill ni ha lokaler som ligger i nära anslutning till kollektivtrafik? Behöver det finnas tillgång till garage, cykelställ, promenadstråk? Eller är det rentav en kontorslokal mitt inne i stadens kärna ni är ute efter?

Många företag erbjuder idag sina anställda möjligheten att träna på arbetstid; då kan det vara bra att det finns ett gym eller andra träningsmöjligheter på, eller nära, kontoret.

 

Vad gäller den invändiga layouten, är det också något som bör tas i beaktande. Allt fler människor idag längtar efter en mer flexibel arbetsplats, som underlättar för spontant teamwork och inte kräver att man behöver sitta vid sitt eget skrivbord hela dagen. Gemensamma arbetsytor, loungegrupper och liknande kan vara en lösning på detta. Om dessa önskemål gäller även era anställda, kanske inte en kontorslokal inredd med enbart egna rum är det bästa alternativet.

 

Stanna eller flytta

Som vi skrev inledningsvis, är det naturligtvis det aktuella läget jämfört med ett möjligt framtida läge som främst avgör om ni har mer att vinna på att stanna kvar i era nuvarande kontorslokaler, eller att flytta.

Generellt kan man säga att de största fördelarna med att stanna kvar, utan tvekan är de rent praktiska – att flytta ett helt företag är en tidskrävande och kostsam process. Dels är det den fysiska flytten i sig, dels allt det administrativa med att byta nycklar, passerkort, adresser på kuvert och marknadsmaterial och så vidare.

Å andra sidan fungerar en flytt ofta som en nystart, och det kan ge de anställda ny energi och nya idéer. Genom att byta kontorslokaler får ni också möjlighet att redan från start sätta ert företags prägel på lokalerna, och ni har möjlighet att välja utifrån just de kriterier som är viktiga för er.

Det viktigaste med hela processen, oavsett om ni har för avsikt att förlänga ert kontrakt, eller leta ny lokal, är att börja i tid! Väntar ni för länge, får ni ett sämre läge både gällande omförhandling av befintligt kontrakt, och gällande att hitta någonting nytt.