En mer aktiv förvaltning av ert hyresavtal

De flesta fastighetsägare har hyresadministrationssystem för hantering av avier, uppsägningar, prognoser, indexuppräkningar, tilläggsavtal med mera. Det är ett väsentligt instrument för att hålla kontroll på intäkterna och ligger till grund för fastighetsvärderingar, i förlängningen också låneåtaganden mot kreditorer. Dessa system är dock inte utan sina brister. Det finns en mängd parametrar som kan göra att ni som hyresgäst betalar för mycket i förhållande till ert hyreskontrakt.

Orsakerna kan vara flera, exempelvis tilläggsavtal som uppkommit och beräkningen av dessa. Fastighetsägaren kan också ha bytt personal eller system. De kan ha köpt eller sålt fastigheterna mellan olika parter och allt detta kan orsaka feldebiteringar. Undersökningar visar att feldebiteringsnivån kan variera flera procent av den totala hyreskostnaden.

En av de svåraste parametrarna är en korrekt beräkning av index. Just indexfrågan kan orsaka djupa veck i pannan hos de flesta ekonomiansvariga. För att göra det hela än mer komplext och tidskrävande har vissa avtal andra indexgrunder, exempelvis oljeprisindex. Vidare förekommer variationer i form av att uppräkningar sker kvartalsvis eller årsvis.

Vi har genom åren arbetat med ett antal detaljhandelsföretag över hela Sverige. För att börja med det enkla svaret så hade ingen av dessa ett fungerande hyresadministrationssystem. Förenklat beskrivet så administrerar företag med hundratals miljoner i kontraktsvärden detta i allt ifrån pärmar till i de flesta fall egenproducerade Excel-ark. Ett företag med cirka 300 hyresavtal fick efter en genomgång av avtalen tillbaka sex miljoner kronor av sina hyresvärdar.

Det är alltså ytterst viktigt att ha kontroll på sina hyreskostnader, då de inte alltid stämmer med hyresavtalen.

Många företag har gett uppgiften att hantera uppsägningar och omförhandlingar av hyresavtal till etableringsansvarig då dessa ligger inom området fastigheter och lokaler precis som etableringar. Uppgiften att etablera nya lägen och förhandla löpande kostnader går dock inte alltid ihop. Utgångspunkterna för ansvar skiljer sig åt för mycket. Etablering handlar om tillväxt och förfiningsarbete av den kommersiella verkligheten på respektive ort.

Kontroll och förhandling är en strikt ekonomisk fråga och bör därför hanteras av inköps- och ekonomifunktionerna.

Om man speglar sin egen organisation mot fastighetsägarens laguppställning hanteras uthyrning av lokaler av en ”säljande” funktion. Motpart hos företaget blir då etableringsansvarig. Fastighetsägaren har efter att avtal är tecknat lämnat över frågan till förvaltningsorganisationen. Förvaltningen består av två delar, dels teknisk förvaltning som är underhåll och sedan den viktiga ekonomiska förvaltningen. Den ekonomiska förvaltningens ansvar är som namnet anger ganska uppenbar. Personen som förhandlar hyrorna är vanligen välutbildad, ofta från teknisk högskola med fastighetsekonomisk inriktning, och en erfaren hyreshöjare.

Medan många företag gärna talar om sin goda relation med sin hyresvärd glömmer de samtidigt att det är affärstransaktion och att man således bör förhandla för få en så bra affär som möjligt när det gäller sin lokal. De flesta företag bör därför omorganisera och sätta sin bästa förhandlare på uppdraget.

Har ni dessutom flera hyresavtal kommer vi till frågan om att upphandla systemstöd för att på allvar portföljförvalta era hyresavtal. Ett sådant system bör kunna, precis som fastighetsägarnas, hantera hyresavtal specifikt. Det innebär kalkylering av bashyra, indexuppräkning, tilläggsavtal, beräkningar av yta, fastighetsskatt och uppsägningar m.m. Viktigt är att systemet även kan beräkna framtida hyreskostnader och därmed utgöra ett beslutsunderlag till ledningsgruppen för prognos av hyror.

Vi rekommenderar alltså en rätt uppbyggd organisation och ett systemstöd så att man kan möta en förhandling på rätt sätt och ge sitt företag de bästa förutsättningarna att skapa en bra affär och sänka sina kostnader. Ingen fastighetsägare säger upp avtalet för en omförhandling till lägre hyra, det måste man själv hantera.

Dock menar vi att hyresavtalet ofta är det mest vanskliga när det gäller att missa en uppsägningstid. Det rör sig om många miljoner i potentiell besparing.

Behöver hjälp att se över era avtal och kontorsytor? Kontakta oss så hjälper vi er lyckas i er nästa hyresförhandling!

Hör av dig till oss på: info@cresnia.se så bokar vi en tid!