22 februari 2023

För-, nackdelar och fallgropar med ett aktivitetsbaserat kontor

Aktivitetsbaserad kontorsdesign är ett arbetsplatsdesignkoncept som har vunnit enorm popularitet de senaste åren. Tanken bakom aktivitetsbaserad kontorsdesign är att skapa en arbetsyta som tillgodoser olika arbetsstilar, arbetsuppgifter och behov hos anställda och på så sätt förbättrar deras produktivitet och välbefinnande. Detta tillvägagångssätt är ett avsteg från den traditionella kontorsdesignen med öppen planlösning där anställda tilldelas fasta skrivbord och arbetar i samma utrymme varje dag. Även om aktivitetsbaserad kontorsdesign har sina fördelar, har den också några nackdelar som måste övervägas innan man implementerar detta koncept. Trotts att aktivitetsbaserade kontor har implementerats framgångsrikt på många arbetsplatser har det ibland fått ett dåligt rykte dom gångerna det inte genomförs lika genomtänkt och situationsanpassat. I den här artikeln kommer vi att utforska för- och nackdelarna med aktivitetsbaserad kontorsdesign samt några vanliga fallgropar och hur dessa kan hanteras.

De två vanligaste invändningarna mot aktivitetsbaserade kontor är ofta att de leder till stora öppna kontorslandskap med ökad ljudnivå vilket gör det svårt att fokusera och att det är svårt att hitta en arbetsplats när man saknar ett eget skrivbord. Att dessa problem ofta upplevs behöver inte betyda att en aktivitetsbaserad kontorsdesign inte funkar, i många fall beror det istället på att konceptet är fel utformat och sällan specifikt framtagen för verksamheten.

Den bilden många får när man nämner aktivitetsbaserade kontor är inte sällan relativt få skrivbord i förhållande till antalet medarbetare som är fördelade i stora öppna kluster, kanske med ett litet tyst kluster undanstoppat i något hörn av kontoret. Dessa typer av kontor leder ofta till en hög ljudnivå och många störningsmoment, det kan dessutom ibland vara svårt att hitta en plats eller en plats tillsammans med de medarbetarna man behöver samarbeta med. Alla dessa faktorer innebär att det är svårt att genomföra fokuserat individuellt arbete på kontor och kan skapa oror över huruvida man kommer få en plats, eller ha kvar en plats efter man till exempel varit på ett möte. Resultatet av detta blir att allt fler väljer att jobba hemifrån i större utsträckning. Om man istället ser till att utforma ett aktivitetsbaserat kontor med lite mer eftertanke kan det leda till många positiva faktorer och att vara en dragningskraft för att attrahera medarbetarna tillbaka till kontoret.

När man utformar ett aktivitetsbaserat kontor är det viktigt att förstå den verksamhet man utformar kontoret för och ta fram en specifik utformning baserat på deras arbetssätt, aktivitetsmönster och interaktionsmönster. Med detta i åtanke ska inte huvudsyftet med ett aktivitetsbaserat kontor vara att minimera antalet skrivbord för att spara plats, utan att placera ut rätt antal skrivbord utan att nödvändigtvis placera ett skrivbord per medarbetare heller. Rätt antal skrivbord kan skilja sig mycket från företag till företag, det handlar om att förstå verksamheten och hur deras medarbetare utför sitt arbete samt vilken typ av arbete de gör. För att göra detta behöver man bland annat förstå hur stor del av det arbete som utförs gör individuellt där man kan vara tillgänglig för andra, individuellt arbete där man inte kan vara tillgängliga för andra, hur mycket samarbeten som sker under en dag och hur många möten och vilket typ av möte som äger rum osv. Först efter man vet detta kan man med mer träffsäkert kvantifiera antalet skrivbord. Med den informationen kan man även fatta beslut om eller hur man ska skapa hemvister för olika team eller avdelningar, något som kan bidra till ökad känsla av tillhörighet, minska oro, underlättat samarbete och göra det enklare att hitta en arbetsplats.

Man ska inte heller vara rädd för att skapa rum, placera ut flera olika typer av ytor eller minska storleken på skrivbordsklustren. Mycket av det arbete som trotts allt utförs under en arbetsvecka består av individuellt och fokuserat arbete. En vanlig fallgrop för aktivitetsbaserade kontor är att de sällan erbjuder rätt förutsättningar för att kunna fokusera ostört. Om aktivitetsbaserade kontor inte tillåter medarbetare att hitta ytor där de kan fokusera och utföra de uppgifter som kräver koncentration tenderar de att istället vara hemma i högre utsträckning. Alltså behöver kontoret inte bara tillhandahålla utrymmen för samarbete och interaktion utan även för koncentration. Detta kan uppnås genom en kombination av olika åtgärder, så som att minska storleken på skrivbordskluster för att minska buller och distraktioner. Men även genom att skapa flera fokusrum som tillåter en medarbetare som utför en uppgift som kräver en hög nivå av koncentration att hitta en plats där de kan komma undan. Vidare är det även viktigt att tillhandahålla tillräckligt många mindre rum för telefonsamtal och digitala möten. Om medarbetare tar telefonsamtal eller möten från skrivbordet leder till en högra ljudnivå som stör hela sin omedelbara närhet. Finns till istället lättillgängliga rum för detta syfte i närheten innebär det att de man minskar störningsmomnten vid skrivbordsplatserna och ger resten som sitter där och arbetar bättre förutsättningar för att fokusera. Man kan även skapa flera olika typer av arbetsplatser där till exempel en högre ljudnivå kan vara accepterat.

Det är uppenbart att det finns både för och nackdelar med aktivitetsbaserade kontor. Nedan är några ytterligare exempel på bra och dåliga saker med en flexibel kontorsdesign.

Fördelar:

Ökat samarbete och kommunikation: Genom att skapa utrymmen som kan rymma olika typer av arbete och aktiviteter eller uppmuntra rörelse och interaktion kan du ge dina anställda den frihet och flexibilitet de behöver för att samarbeta och kommunicera.
Flexibilitet: En av de främsta fördelarna med flexibla utrymmen är deras förmåga att erbjuda ett diversifierat utbud av arbetsplatser samt förmåga att anpassa sig efter förändrade behov.
Medarbetarnöjdhet: Genom att tillhandahålla en mängd olika utrymmen som kan stödja olika arbetsstilar och preferenser såsom ståbord eller tysta områden för koncentration kan du hjälpa dina anställda att känna mer kontroll över sin arbetsmiljö och se fördelar med att arbete på kontoret.
Effektivitet: En aktivitetsbaserad kontorsdesign kan vara mer kostnadseffektiv än en traditionell kontorsdesign eftersom den tillåter mindre plats att stå oanvänd. Dessutom kan det hjälpa att framtidssäkra arbetsplatsen. När din organisation växer och förändras kan även dina behov av kontorsutrymme förändras. Genom att designa ett utrymme som är lätt att omkonfigurera och anpassa kan du undvika kostsamma renoveringar eller flyttningar i framtiden.

Nackdelar:

Buller och distraktioner: En av de potentiella nackdelarna med aktivitetsbaserad kontorsdesign är att det kan lätt upplevas vara bullrigt och distraherande. En allt för öppen planlösning kan vara särskilt utmanande för anställda som behöver tystnad och koncentration för att slutföra sitt arbete.
Brist på integritet: Med färre privata kontor och mer öppna arbetsytor kan anställda känna att deras integritet äventyras. Detta kan vara särskilt utmanande för medarbetare som behöver ha konfidentiella samtal eller som arbetar med känsliga projekt.
Ökad stress: Den ständiga rörelsen och interaktionen på ett aktivitetsbaserat kontor kan vara överväldigande för vissa anställda, vilket leder till ökad stress och oro.
Implementeringsutmaningar: Slutligen kan det vara en komplex och utmanande process att implementera en aktivitetsbaserad kontorsdesign. Det kräver noggrann planering och samordning för att säkerställa att den nya designen möter medarbetarnas och verksamheten som helhet.

Sammanfattningsvis kan aktivitetsbaserad kontorsdesign vara ett positivt steg för många företag, men det är viktigt att överväga både fördelar och nackdelar innan du fattar ett beslut. För att övergången till ett aktivitetsbaserat kontor ska fungera bra och leda till något positivt kräver det ganska mycket jobb och planering. För att konceptet ska funka gäller det att förstå verksamhetens behov, undvika fallgropar och ta fram en skräddarsydd lösning.

Om er organisation är nyfikna på flexibla kontor eller vill göra ert redan flexibla kontor bättre än vad det är idag för att ge era medarbetare de bästa förutsättningarna att lyckas i sin vardag hjälper gärna Cresnia er.