Vår kund var ett byggprojektledningskonsultföretag med uppdrag runt om i hela Sverige som är specialiserade på kvalificerad projekt- och byggledning inom framför allt hus, anläggning och bostad. De har ungefär 100 medarbetare varav 40 – 50 av dessa utgår från kontoret som idag är drygt 900kvm.

Vi fick i uppdrag av dem att genomföra vad vi kallar en STAY or MOVE process. Detta innebär att vi genomför en hyresförhandling mot hyresvärden på den befintliga lokalen. Parallellt med det sonderar vi marknaden för att hitta intressanta vakanser och i slutändan uppnå den bästa affären möjlig utav dessa alternativ.

Resultatet blev över förväntan, efter en analys av kundens ytbehov kom vi tillsammans fram till att den ytan de faktiskt har behovet av är mycket mindre än den dem har idag. Detta trots att Corona inte har haft några effekter på storleken på deras personalstyrka. Med pandemins framfart och framgången i digitaliseringen av verksamheten minskades ytbehovet ytterligare från ursprungliga kalkyler. Vi gick ut till marknaden med ett lokalsök som följer de nya kriterierna, detta resulterade i ett stort antal alternativ. Efter en noggrann urvalsprocess tillsammans med vår kund blev resultatet en hyresförhandling med en ny fastighetsägare där kunden flyttar in i nya lokaler på drygt 550kvm efter årsskiftet. Det unika med denna lokal var att det i huset finns tillgång till bokningsbara expansionsytor, både kostnadsfria och avgiftsbelagda beroende på behov. En perfekt lösning för ett mötestungt konsultbolag med skiftande antal medarbetare som utgår från kontoret beroende aktuella uppdrag. Något som även var bidragande till en så drastisk minskning av kontorsyta.

Uppdraget slutade med en nöjd kunde som drastiskt minskat sina fasta kostnader och med ett nytt kontor de ser fram emot att få flytta in i. De minskade sin yta med nästan 40% vilket resulterade i en hyresavgift från ca 18,5 MSEK till ca 11 MSEK på tre år, alltså en besparing på över 7 MSEK!

Under projektets gång uppkom även frågeställningar från kunden kring hur en lösning med ett mer flexibelt avtal skulle se ut. På kundens förfrågan gjorde Cresnia en analys kring det relativt nya segmentet med flexkontor och genomförde därefter tillsammans med kunden visningar med några ledande aktörer på marknaden. Resultat blev att en konventionell kontorslösning trots allt var rätt väg för kunden.

Vi uppmanar alla verksamheter att se över sina faktiska ytbehov och se om det finns utrymme för även er att sänka era fasta kostnader. Kontakta gärna oss på Cresnia för en analys av just er verksamhet!