Tiderna förändras – hänger ni med?

Mycket i vårt samhälle idag kännetecknas av en önskan om mer frihet, mer flexibilitet och större valfrihet. Detta gäller, inte minst, på arbetsmarknaden. Vi ser en ökad rörlighet bland de anställda, som inte längre strävar efter den där guldklockan som ska symbolisera tack för lång och trogen tjänst. Istället är det utveckling och utmaning som står på agendan.

Även arbetsplatserna, och synen på den optimala arbetsplatsen (alltså inte bara arbetsgivaren som sådan) är under förändring. Tidigare var det mer eller mindre självklart att alla på ett kontor hade eget rum, och storleken på rummet var ofta en indikation på vilken position den anställde hade – ju större rum, desto högre position. Spontant utbyte av tankar och idéer skedde främst runt fikabordet eller vid för ändamålet avsedda tidpunkter.

Idag ser de flesta kontor annorlunda ut, och kontorslandskapen med sina öppna planlösningar dominerar. Man skulle nästan kunna saga att förhållandet är omvänt – idag jobbar vi som utgångspunkt sida vid sida på ett sätt som främjar utbyte och interaktion, men tar vår tillflykt till separata rum och avskilda utrymmen när vi har behov av att koncentrera oss lite extra.

Hur ska man göra som företag, för att hänga med i svängarna och ta höjd för att anpassa sig efter en föränderlig organisation, när det kommer till själva kontorslokalen – den fysiska arbetsplatsen? Ett normalt hyreskontrakt sträcker sig över tre till fem år, så hur säkerställer man flexibiliteten i inhysningen av personalen?

Planera för förändring

Det pratas ofta om värdet i att vara ”här och nu”, men just i detta sammanhang vill vi slå ett slag för att vidga tidshorisonten lite och höja blicken för att kunna se mer än de behov som ert företag har idag, gällande lokal. Med det menar vi att när ni ser över era behov, bör ni ta i beaktande trender på marknaden, hur företaget förespås att utvecklas, samt eventuella förändringar som ni vet är i görningen och som kan påverka de anställdas arbetssätt.

Kontorslokaler som erbjuder olika användningsområden, kan vara ett sätt att ta höjd för diverse förändringar. Det kan exempelvis handla om att man har allmänna ytor – allt ifrån lunchrum till loungegrupper – som går att nyttja som arbetsplatser. Ett annat exempel kan vara att kontoret har flyttbara skärmväggar eller andra former av avdelare, som gör att man snabbt kan anpassa lokalen efter de anställda.

Flexibla avtal

Hur väl förberedd man än är, tycks man aldrig vara tillräckligt rustad för det oförutsedda. Saker och ting blir inte alltid som man har tänkt sig, och det kan därför vara klokt att försöka få till ett så flexibelt avtal som möjligt med hyresvärden. För att kunna möta en plötslig ökning i antal anställda – ni kanske köper upp ett annat bolag, eller verksamheten blomstrar och ni behöver anställa fler säljare – skulle ett sätt kunna vara att ni har fått till en sorts ”första tjing” på andra lokaler eller våningar som angränsar till ert befintliga kontor. Det kan också finnas möjlighet att förhandla om det omvända, dvs att ni har möjlighet att avyttra eller hyra ut en del av fastigheten under pågående hyresperiod, i det fall ni exempelvis behöver säga upp anställda och delar av lokalen blir överflödig (och en onödig och betungande kostnad).

Allt detta är saker som går att förhandla om med hyresvärden, så ha det i bakhuvudet när det är dags att kika på en ny lokal, alternativt omförhandla villkoren för den befintliga.

Dela med andra

Idag erbjuder många företag sina anställda möjligheten att jobba hemifrån, eller från annan valfri plats. På senare år har vi även kunnat se en trend bland företagen att man sluter avtal med olika co-workingställen – sannolikt som ett steg mot att erbjuda sina anställda ytterligare flexibilitet. I Stockholmsområdet, såväl som i andrar delar av landet, finns idag flera sådana aktörer, och antalet tycks öka konstant. En av de stora fördelarna med att arbeta på ett co-workingställe, är att de anställda får möjlighet att på ett enkelt sätt träffa och utbyta tankar och idéer med kollegor, men även med anställda på andra företag. Denna flexibilitet är något som uppskattas av allt fler. Nackdelen, å andra sidan, blir att man inte har möjlighet att bygga upp samma vi-känsla, som om man är ensamt företag i lokalerna.

För att knyta ihop säcken, finns det alltså några saker att tänka på, som kommer att göra det lättare att hänga med när saker och ting förändras. Se till att ligga steget före – kanske går det inte att undvika överraskningar, men det hjälper åtminstone att vara förberedd på dem.